Unifed Archiving

Wenn Unternehmen Daten, E-Mails oder sonstige elektronisch erstellten Informationen aufbewahren müssen und diese Informationen auf andere Speicherorte oder Medien ablegen bzw. kopieren, spricht man von elektronischer Archivierung. In Abhängigkeit der Dauer der Bevorratung unterscheidet man zwischen kurzfristiger und langfristiger Archivierung. Dabei wird sehr großen Wert auf die Authentizität, d.h. Unveränderbarkeit, der archivierten Daten gelegt.

Die bekannteste kurzfristige Archivierungstechnik ist das Backup, d.h. die zulässige Anfertigung von Daten- und Verzeichniskopien in Speichersystemen. Wenn man Daten längerfristig archivieren möchte, z.B. ab einem Zeitraum von mindestens 5 Jahren, so sollte man darauf achten, dass auch der Zugriff auf vergangene Softwarereleases, d.h. Betriebssysteme, Applikationen, Datenbaken und Formate gewährleistet werden kann.

Auch im Archivierungsbereich gibt es den Bedarf, verschiedene Archivierungsdaten zu konsolidieren, wie beispielsweise E-Mails, Inhalte von ERP-Systemen, Dokumente aus Standardanwendungen, Daten von Dateiservern oder auch die Sprache. Daher sollten Archivierungslösungen diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.

Lösungsszenarien Archivierung

- Aufbau einer ganzheitlichen und plattformübergreifenden Archivierungsplattform

- Compliancekonforme Archivierung der eMail-Kommunikation
- Archivierung von Daten und Dokumenten aus ERP-Systemen, z.B. MS Dynamics, SAP, etc.
- Schneller und einfacher Zugriff auf REO- bzw. buchhalterischen Bewegungsdaten

  (Aufbewahrungspflicht bis 12 Jahre)
- Reduzierung des Speicherbedarfs durch Dateiserverarchive
- Unternehmensweiter Zugriff auf MS Office Dokumente
- Archivierung von Voice in Service Centern

Checkliste Archivierung

- Nachhaltigkeit

  Archivierungsstrategien müssen nachhaltig von Dritten auf die Einhaltung von GoB, GoBS, GDPdU,

  etc. geprüft werden.

- Authentizität

  Archvierte Informationen müssen unveränderbar abgelegt werden und eine 100% Kopie

  eines Originals sein.

- Plattformunabhängigkeit
  Archivierungslösungen sollten Schnittstellen zur Anbindung an den wichtigsten ISVs haben.

- Monitoring

  Revisionssichere Protokollierung von Archivzugriffen.

- Zugriffskontrolle

  Ausschließlich berechtigte User können auf entsprechend archivierte Informationen zugreifen.

- Auffindbarkeit

  Schnelle Auffindbarkeit von archivierten Dokumenten